Briefkopf selbst erstellen & Briefkopf-Vorlagen downloaden

Wie erstellt man eine Briefkopf-Vorlage? Worauf sollte man beim Anlegen einer Vorlage achten? Welche Programme kann man für die Erstellung einer Briefkopf-Vorlage nutzen? Auf dieser Seite wollen wir Ihnen Tipps geben, wie Sie selbst schnell und einfach eine Vorlage für Ihren Briefkopf erstellen können. Die Vorlage kann für jedes neue Dokument genutzt werden, so dass Ihre Briefe ein einheitliches Erscheinungsbild haben. Sie können die Vorlage abspeichern und bei neuen Briefen auf das Vorlagendokument und den vorhandenen Briefkopf zurückgreifen. Briefvorlagen kann man auch selbst mit Word oder mit jedem anderen Schreibprogramm erstellen.

Briefkopf-Vorlage herunterladen

Nachfolgend finden Sie einige Ideen, wie ein Briefkopf aussehen könnte. Es handelt sich um Beispiele, die Sie herunterladen können und dann selbst modifizieren können. Bei einem Klick auf das jeweilige Bild öffnet sich ein Word-Dokument und Sie können den Download starten.

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Briefkopf mit horizontaler Beschriftung und Trennzeichen in Fettschrift
Briefkopf 2 1024x530 Briefkopf selbst erstellen & Briefkopf Vorlagen downloaden
Briefkopf mit Beschriftung linksbündig
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Briefkopf mit Beschriftung in einem Rahmen
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Briefkopf mit kursiver, horizontaler Beschriftung
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Briefkopf mit Beschriftung rechtsbündig und einseitigem Rahmen
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Briefkopf mit Beschriftung rechtsbündig
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Briefkopf mit grauem Rahmen, rechtsbündig
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Briefkopf mit grauem Rahmen und zentriert

Vorteile einer Briefkopf Vorlage

Das Anlegen einer Briefkopf-Vorlage hat einige wesentliche Vorteile für Sie:

  • Mithilfe von einem Briefkopf wird das Schreiben von professionellen Briefen in wenigen Minuten möglich und man muss sich nicht ständig mit dem Layout und der Formatierung der Briefe herumärgern.
  • Sie können die Mustervorlagen für jedes neue Dokument verwenden im Rahmen Ihrer geschäftlichen oder privaten Korrespondenz nutzen. Die Vorlage dient demnach dazu, ein einheitliches und seriöses Erscheinungsbild zu vermitteln.

Die klassische Briefkopf-Vorlage

Anbei eine klassische Vorlage für Ihren Briefkopf. Das Adressfeld des Absenders befindet sich recht oben. Der Empfänger wird linksbündig etwas versetzt unterhalb des Absenders dargestellt. Danach folgen Angaben zum Ort und das Datum. Der Betreff fasst das Thema des Briefes kurz und knapp zusammen.

Briefkopf Vorlage Briefkopf selbst erstellen & Briefkopf Vorlagen downloaden
Briefkopf im Word-Format

Es handelt sich um einen Briefkopf, den Sie für die private Korrespondenz nutzen können. Er lässt sich aber auch zu einer Vorlage für einen Geschäftsbrief umschreiben. Natürlich können Sie das Layout und die Formatierung des Dokuments inividuell anpassen und nach Ihren eigenen Vorstellungen anpassen. Der Briefkopf besteht aus einem Adressfeld für den Absender und einem zweiten Adressfeld für den Empfänger. Sie können ein eigenes Logo einbauen und weitere Kontaktmöglichkeiten: Ihre Webseite, Mail-Adresse oder Telefonnummer.

Der Briefkopf: Aufbau und Anordnung

Ein Briefkopf besteht aus Elementen, die auf jedem Brief und in jedem Dokument enthalten sein sollten. Diese Elemente können dem eigenen Stil und dem gewünschten Layout angepasst werden. Dadurch erhält der Brief eine persönliche Note. Je nachdem ob es sich um private Korrespondenz handelt oder um einen Geschäftsbrief, sollte man bestimmte Regeln beachten und sich an Normen halten.

Din-Normen für Briefe

Geschäftsbriefe sollten nach einer bestimmten Norm geschrieben werden. Man spricht hierbei von der DIN-Norm 5008. Im Regelfall geht man von einem Briefbogen im Format DIN A4 aus. Die Größe des Briefes beträgt demnach 210 mm x 297 mm und die Briefe werden im Hochformat formuliert. Dadurch lassen sich die Briefe in genormte Ringordner oder Hefter archivieren und organisieren.

Nach DIN 5008 Norm B sind 45 mm ab der oberen Papierkante des Briefes für den Briefkopf reserviert. Es sollte demnach ausreichend Platz vorhanden sein, um alle wichtigen Kontaktinformationen oder ein Firmenlogo zu platzieren.

Absender im Briefkopf

Der Absender des Briefes wird entweder am oberen Rand des Briefes oder rechtsbündig oben auf dem Briefkopf eingetragen. Im Gegensatz dazu, wird die Adresse des Empfängers linksbündig auf dem Briefkopf eingetragen, damit sie im Fensterkuvert sichtbar ist.

Nach DIN 5008 Form sind die oberen Bereich des Briefes 45 mm für den Briefkopf reserviert. Der Briefkopf sollte den Namen und die vollständige Anschrift des Absenders enthalten. Dabei kann es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handeln. Bei Privatpersonen sollte man den Namen des Absenders verwenden, bei Firmen den Firmennamen und den jeweiligen Ansprechpartner, der den Brief versendet.

Weitere Kontaktmöglichkeiten, wie Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse oder der Hinweis auf eine Webseite sind optional, ermöglichen aber eine schnellere Kontaktaufnahme durch den Briefempfänger.

Bei Firmen kann natürlich auch ein Firmenlogo integriert werden. Außerdem macht es Sinn, interne Firmenrichtlinien für das Unternehmensdesgin einzuhalten. Hierzu zählen eine bestimmte Farbwelt und Schriftarten, die in allen Briefen des Unternehmens auftauchen. Man spricht hierbei auch von der Corporate Identity eines Unternehmens.

Folgende Elemente sollte ein Briefkopf bei einer privaten Korrespondenz zwingend enthalten:

  • Name des Absenders
    • Anrede
    • Vorname
    • Nachname
  • Straße und Hausnummer des Absenders
  • Postleitzahl und Ort des Absenders
  • Weitere Kontaktmöglichkeiten, wie Telefon, Fax oder E-Mail

Bei einem Geschäftsbrief sollten zudem folgende Elemente in dem Dokument enthalten sein:

  • Name des Unternehmens
  • Name des Ansprechpartners, der den Brief versendet
  • Logo des Unternehmens
  • Link zur Webseite

Der Name des Absenders sollte links- oder rechtsbündig in dem Briefkopf eingefügt werden. In den nachfolgenden Zeilen sollten die Straße mit Hausnummer und darunter die Postleitzahl und der Wohnort die Absenderadresse des Briefes vervollständigen. Die weiteren Kontaktmöglichkeiten folgen in den nächsten Zeilen.

Der Empfänger des Briefes

Die Empfängeradresse sollte so auf der Vorlage positioniert werden, dass bei einem Falten des Briefes, die Adresse in einem Fensterkuvert erscheint. Dieser Fensterbereich markiert den Teil des Briefbogens, der durch das Fenster eines Briefumschlags sichtbar ist, so dass die Post die Briefe verarbeiten kann. Man sollte beim Anlegen der Briefkopf-Vorlage daher auf eine korrekte Formatierung achten.

Damit die Briefanschrift von Maschinen in den Briefzentren gelesen werden kann, sollten man beim Briefumschlag folgendes beachten:

  1. Die Adresse wird linksbündig, in gleicher Schriftart und Schriftgröße geschrieben.
  2. Die Schrift sollte dunkel auf einfarbigem, hellem Untergrund stehen
  3. Der Abstand der Anschrift muss vom linken, rechten und unteren Rand mind. 15 mm und vom oberen Rand mind. 40 mm betragen.

Das Anschriftenfeld

Anschriftenfeld Briefkopf selbst erstellen & Briefkopf Vorlagen downloaden

Nach DIN 5008 Norm sollte das Anschriftenfeld auf dem Briefpapier 45 mm vom oberen Rand und 20 mm vom linken Rand entfernt sein. Es hat eine Höhe von 45 mm und eine Breite von 85 mm.

Das Anschriftenfeld wird in drei Bereiche gegliedert:

  • Rücksendeangabe: Die Rücksendeangabe enthält die Absenderadresse. Diese wird in einer kleinen Schriftart geschrieben (6 bis 8 pt). Sie wird in einer Zeile geschrieben und durch Kommas oder Punkte getrennt. Falls der Brief nicht zugestellt werden kann, wird diese Anschrift für die Rücksendung verwendet.
  • Zusatz- und Vermerkzone: Hier können weitere Informationen für den Postzusteller und den Adressaten definiert werden. Dazu zählen Hinweis wie „Einschreiben« oder „persönlich“. Falls kein Vermerk erforderlich ist, bleiben diese drei Zeilen leer.
  • Anschriftzone: Hier wird die eigentliche Anschrift des Briefempfängers hinterlegt. Es stehen 6 Zeilen für die Adresse zur Verfügung. Bei der Anschrift sollten keine Leerzeile verwendet werden. Die Schriftart und Schriftgröße sollte für alle Zeilen einheitlich gewählt werden. Nachfolgend wird erläutert welche Angaben in der jeweiligen Briefempfänger-Zeile stehen sollten.

Anschrift des Briefempfängers

Die Briefanschrift sollte folgende Angaben enthalten:

  • Anrede (optional)
  • Vorname und Nachname des Empfängers bzw. Unternehmensname
  • Straße und Hausnummer des Empfängers
  • PLZ und Ort des Empfängers

Briefe an Postfächer und Packstationen

Wenn Sie einen Brief an ein Postfach oder eine Packstation senden, sollten Sie auf gesonderte Beschriftungen achten. Hierzu macht die Post einige Vorgaben, die Sie beachten sollten.

Briefe an ausländische Adressen

Bei Adressen im Auslang muss zudem auf das Land hingewiesen werden. Das Land wird in der letzten Zeile unterhalb der PLZ und des Ortes in eine eigene Zeile in Großbuchstaben geschrieben. Das Land wird in der jeweiligen Landessprache des Absenders geschrieben. Also z.B. ITALIEN und nicht „ITALY“, falls der Absender aus Deutschland kommt.

Ort und Datum

Die beiden letzten Bausteine der Briefkopf-Vorlage sind der Ort und das Datum. Wobei natürlich die Frage im Raum steht, ob der Ort und das Datum noch Teil des Briefkopfes sind und nicht bereits zu dem Inhalt des Briefes gezählt werden müssen.

So könnte Ihr Briefkopf bzw. Ihr Briefkopf-Muster in einem Schreibprogramm wie beispielsweise Word aussehen.

Briefkopf Briefkopf selbst erstellen & Briefkopf Vorlagen downloaden

Den Briefkopf formatieren

Sie können der Briefkopf-Vorlage durch einige einfache Stilmittel ein individuelles Erscheinungsbild geben. Hierbei sollten Sie an folgende textliche Elemente denken, die der Vorlage mehr „Persönlichkeit“ verleihen:

  1. Schriftfarbe: Gängig ist natürlich die Farbe schwarz. Jedoch wirkt auch ein Dunkelgrau sehr elegant. Bei Firmenbriefköpfen sind natürlich auch andere Farben denkbar.
  2. Schriftgröße: Normalerweise wird im Briefkopf eine kleiner Schriftgröße verwendet als im normalen Brief. Die einzelnen Adressfelder sollen möglichst kompakt wieder gegeben werden.
  3. Schriftart: Times und Arial gelten als klassiker bei den Schriftarten. Je nach Wunsch kann eine andere Schriftart als Times oder Arial verwendet werden.
  4. Logos: Ein Firmenlogo auf bei einem Geschäftsbrief ist ein Muss. Natürlich kann man auch als Privatpersonen, den eigenen Namen mit einer passenden Schriftfarbe oder Schriftart aufwerten und daraus „fast“ ein Logo kreieren.

Nicht nur bei Geschäftsbriefen, auch bei privaten Briefen sollten Sie sich Gedanken über die Gestaltung der Briefkopf-Vorlage machen. Es handelt sich um den ersten Eindruck, den der Empfänger des Briefes von Ihnen bekommt. Mit unterschiedlichen Stilmitteln können Sie den Briefkopf viel interessanter und seriöser gestalten.

An dieser Stelle möchten wir noch darauf hinweisen, dass es auch Normen für Briefe gibt, an denen man sich orientieren kann. Bei Geschäftsbriefen handelt es sich um die sog. DIN Norm 5008.

Briefkopf mit Word erstellen

Die nachfolgenden Erläuterungen sollen Ihnen als Hilfestellung dienen, wie Sie selbst eine Vorlage für Ihre Geschäftsbriefe oder ihren private Korrespondenz erstellen können. Word von Microsoft ist sicherlich das bekannteste Schreibprogramme und wird von vielen Nutzern verwendet. Natürlich können Sie bei Word eigene Vorlagen erstellen und diese für Ihre Briefe verwenden. Durch das Anlegen einer Briefkopf-Vorlage können Sie Ihre Kontaktdaten in allen zukünftigen Briefen verwenden.

So müssen Sie vorgehen, um einen Briefkopf mit Word zu erstellen:

  1. Öffnen Sie das Programm Microsoft Word
  2. Gehen Sie in den Menüpunkt „Ansicht“ und wählen Sie dann „Kopf- und Fußzeile“ in dem Menü aus.
  3. Nun können Sie die Kopzeile und die Fußzeile des Briefes innerhalb des Textdokumentes beschriften und bearbeiten. Sie können hier alle Daten hinterlegen, die für die Erstellung eines aussagekräftigen Briefkopfs erforderlich sind. In der Fußzeile können Sie Ihre Adressdaten erneut einspeichern. In der Fußzeile können Sie abermals ihre Adressdaten ergänzen, so dass der Brief abgerundet wird und professionell wirkt.
Vorlage Kopfzeile 300x155 Briefkopf selbst erstellen & Briefkopf Vorlagen downloaden

Nachdem Sie in der Kopf- und Fußzeile Ihre Kontaktdaten hinterlegt haben, sollten Sie dieses Dokument als Vorlage speichern. So können Sie bei jedem zukünftigen Brief auf diese Briefkopf-Vorlage zurückgreifen.

Vorlagen sind sehr hilfreich, wenn sie regelmäßig Briefe schreiben. Sie müssen dann nicht bei jedem Brief den Briefkopf erneut eintippen, sondern können auf das passende Briefkopf-Layout zurückgreifen.

  1. Gehe Sie in den Menüpunkt Datei > Speichern unter…
  2. Wählen Sie in dem Fenster, das sich nun öffnet ein Vorlagen-Format aus, dies kann in der neuen Version von Word eine Word-Vorlage (.dotx) oder in einer alten Version von Word eine Word 97-2004-Vorlage (.dot) sein. Wichtig ist die Dateiendung, die entweder auf .dot oder auf .dotx lauten muss. Word erkennt dann automatisch die Briefvorlage.
  3. Speichern Sie die Vorlage nun in dem Ordner „eigene Vorlagen“ ab. Sie können beliebig viele Vorlagen hier hinterlegen und später wieder darauf zugreifen.
Format Vorlage 300x117 Briefkopf selbst erstellen & Briefkopf Vorlagen downloaden

Wen Sie ein neues Dokument erstellen wollen, können Sie nun die Vorlage öffnen. Gehen Sie hierzu auf Datei  > Projektkatalog… > Eigene Vorlagen. Dort finden Sie Ihre Briefvorlage, die Sie zukünftig für alle Dokumente nutzen können.

Sie können natürlich mehrere Vorlagen anlegen und für jeden Anlass die entsprechenden Vorlage nutzen. Beispielsweise können Sie Briefköpfe für Geschäftsbriefe und für private Briefe anlegen. So können Sie jeden Brief mit Ihrem eigenen Layout versenden.

Das obige Video erläutert noch mal die einzelnen Schritte, die Sie beim Anlegen einer Briefkopf-Vorlage beachten sollten. Hier wird kurz erläutert, wie sie Schritt für Schritt beim Erstellen der Briefkopf-Vorlage vorgehen müssen. Sie werden feststellen, dass es gar nicht so schwer ist, eine eigene Briefkopf-Vorlage zu erstellen.

Und mit ein bisschen Übung kann man sogar richtig profesionelle Briefköpfe für Geschäftsbriefe erstellen. Es gibt aber noch einen bequemeren Weg: Und zwar werden bei Microsoft Word auch bereits Briefvrolagen mitgeliefert, die sie direkt für ihre persönlichen Briefe verwenden können. Diese Vorlagen können Sie natürlich noch individuell formatieren.

Es gibt natürlich auch andere Schreibprogramme, die Sie nutzen können. Kostenlose Schreibprogramme, wie OpenOffice, ermöglichen ebenfalls das Anlegen einer eigenen Briefvorlage.

Briefkopf-Vorlagen aus dem Word-Projektkatalog bearbeiten

Bei Word gibt es einige Standardvorlagen, die man für Briefe verwenden kann. In den Briefvorlagen sind auch Briefköpfe enthalten, die man jedoch belieb gemäß der eigenen Vorstellungen anpassen kann. Dadurch wird das Erstellen eines Briefkopfs erleichtert.

Um auf die Briefvorlagen zugreifen zu können, muss man in Word den sog. Projektkatalog öffnen. Dieser befindet sich unter Datei > Projektkatalog…

Projektkatalog Briefvorlage Briefkopf selbst erstellen & Briefkopf Vorlagen downloaden

Hier werden nicht nur die eigenen Vorlagen aufgeführt, sondern auch Briefkopf-Vorlagen von Word angezeigt, die man nutzen kann. In der Rubrik „Briefpapier“ finden sich zum Beispiel einige Briefe mit bestehendem Briefkopf.

Die Briefköpfe sind zwar sehr schlicht, dafür lassen sie sich schnell individualisieren.

Briefkopf1 Briefkopf selbst erstellen & Briefkopf Vorlagen downloaden

Der obige Briefkopf nennt sich beispielsweise schlicht und einfach „persönlicher Brief“. Rechtsbündig am oberen Rand des Briefes befindet sich die Adresse und die Daten des Absenders. Linksbündig wird der Adressat angegeben und die entsprechende Anschrift. Die Platzhalter können beliebig durch die eigenen Daten ersetzt werden, so dass der Briefkopf personalisiert wird.

Falls Sie keine eigene Briefkopf-Vorlage erstellen wollen, können Sie auf der offiziellen Webseite von Microsoft Word ebenfalls nach passenden Vorlagen suchen. Dorft finden Sie eine Auswahl für passende Briefe, die Sie dann Ihren individuellen Wünschen anpassen  und mit den eigenen Kontaktdaten modifizieren können.
 

Englischer Briefkopf

Was sollte man bei einem englischen Briefkopf beachten? Ein formaler englischer Brief beginnt in der üblichen Geschäftskorrespondenz mit dem Absender als erstes, dieser wird entweder als Briefkopf in einer Zeile fließend von links nach rechts ganz oben geschrieben, oder ein fünfzeiliger Block untereinander, in der Vorlage entweder links positioniert am Briefkopf (gebräuchlich im britischen Briefkopf) oder rechts positioniert am Briefkopf (üblich beim Brief in amerikanischen Englisch).

Ausgeschrieben entsprechend als Vorlage:

  • Name Firma
  • Straße
  • Ort
  • Postleitzahl
  • Staat / Bundesstaat

Es folgt dann mit Absatz in einer Zeile links positioniert das Datum (nicht wie im deutschen Brief üblich rechts positioniert in der Vorlage das Datum). Im amerikanischen Englisch steht dabei auch der Monat vor dem Datumstag. Nach einem Absatz folgt die Betreffzeile, beginnend mit „Re:“ (amerikanischer Brief in Englisch) bzw. „Ref.“ (britischer Brief in Englisch) für „referring“ – bezugnehmend.

Die Anrede erfolgt in einer Zeile nach Absatz allgemein mit „Dear Sirs/Madams“ (bei noch nicht bekannten Ansprechpartnern, und die Herren zuerst genannt) oder persönlich mit „Dear Mr X“ oder „Dear Ms X“ ohne Punkt nach Mr oder Mrs/Ms, aber mit Komma nach dem Namen. Im Gegensatz zum deutschen beginnt die Korrespondenz in englischer Sprache in der Zeile nach dem Komma der Anredezeile mit einem Großbuchstaben am Anfang.

2 Gedanken zu „Briefkopf selbst erstellen & Briefkopf-Vorlagen downloaden

  1. Martin

    Vielen Dank für die ausführlichen Informationen zum Thema Briefkopf. Ich habe selbst die Erfahrung gemacht, dass es langfristig Zeit sparend sein kann, wenn man einen Briefkopf in Word für Dokumente anlegt. Für die Kommunikation und wiederkehrende Briefe eindeutig sehr hilfreich!

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