Briefkopf-Vorlage

Wie erstellt man eine Briefkopf-Vorlage? Worauf sollte man beim Anlegen einer Vorlage achten? Welche Programme kann man für die Erstellung einer Briefkopf-Vorlage nutzen? Auf dieser Seite wollen wir Ihnen Tipps geben, wie Sie selbst schnell und einfach eine Vorlage für Ihren Briefkopf erstellen können. Die Vorlage kann dann für jedes neue Dokument genutzt werden, so dass Sie immer den gleichen Briefkopf verwenden können.

Die nachfolgenden Erläuterungen sollen Ihnen als Hilfestellung dienen, wie Sie selbst eine Vorlage für Ihre Geschäftsbriefe oder ihren private Korrespondenz erstellen können. Durch das Anlegen einer Briefkopf-Vorlage können Sie diese Daten in allen zukünftigen Briefen verwenden. Ihre Briefe haben dann einheitliches Erscheinungsbild. Sie können die Vorlage abspeichern und bei neuen Briefen auf das Vorlagendokument und den vorhandenen Briefkopf zurückgreifen. Briefvorlagen kann man auch selbst mit Word oder mit jedem anderen Schreibprogramm erstellen.

Es gibt auch kostenlose Schreibprogramme, wie OpenOffice, die das Anlegen einer eigenen Briefvorlage ermöglichen. So wird das Schreiben von professionellen Briefen in wenigen Minuten möglich und man muss sich nicht ständig mit dem Layout und der Formatierung der Briefe herumärgern. Sie können die Mustervorlagen für jedes neue Dokument verwenden.

Briefkopf-Vorlage herunterladen

Nachflgend finden Sie einige Ideen, wie Sie selbst einen Briefkopf gestalten können. Es handelt sich um Beispiele, die Sie natürlich selbst modifizieren können.

Briefkopf 1 1024x477 Briefkopf Vorlage
Briefkopf mit horizontaler Beschriftung und Trennzeichen in Fettschrift
Briefkopf 2 1024x530 Briefkopf Vorlage
Briefkopf mit Beschriftung linksbündig
Briefkopf 3 1024x522 Briefkopf Vorlage
Briefkopf mit Beschriftung rechtsbündig
Briefkopf 4 1024x539 Briefkopf Vorlage
Briefkopf mit Beschriftung in einem Rahmen
Briefkopf 5 1024x541 Briefkopf Vorlage
Briefkopf mit rechtsbündiger Beschriftung
Briefkopf 6 1024x509 Briefkopf Vorlage
Briefkopf mit kursiver, horizontaler Beschriftung

Es handelt sich um einen Briefkopf, den Sie für die private Korrespondenz nutzen können. Er lässt sich aber auch zu einer Vorlage für einen Geschäftsbrief umschreiben. Natürlich können Sie das Layout und die Formatierung des Dokuments inividuell anpassen und nach Ihren eigenen Vorstellungen anpassen. Der Briefkopf besteht aus einem Adressfeld für den Absender und einem zweiten Adressfeld für den Empfänger. Sie können ein eigenes Logo einbauen und weitere Kontaktmöglichkeiten: Webseite, Mail-Adresse oder Telefonnummer.

Briefkopf Vorlage Briefkopf Vorlage
Briefkopf im Word-Format

Der Briefkopf: Aufbau und Anordnung

Ein Briefkopf besteht aus Elementen, die auf jedem Brief und in jedem Dokument enthalten sein sollten. Diese Elemente können dem eigenen Stil und dem gewünschten Layout angepasst werden. Dadurch erhält der Brief eine persönliche Note. Diese Bausteine sollte eine gute Briefkopf-Vorlage beinhalten:

1. Der Absender im Briefkopf

Der Briefkopf sollte den Namen und die vollständige Anschrift des Absenders enthalten. Dabei kann es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handeln. Das ist davon abhängig, ob es sich um einen Geschäftsbrief oder ein privates Schreiben handelt. Bei Privatpersonen sollte man den Namen des Absenders verwenden, bei Firmen den Firmennamen und den jeweiligen Ansprechpartner.

Man sollte auch weitere Kontaktmöglichkeiten, wie Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adresse oder Website hinterlegen, um eine Antwort zu ermöglichen. Bei Firmen kann natürlich auch ein Logo integriert werden. Außerdem macht es Sinn, interne Firmenrichtlinien für das Unternehmensdesgin einzuhalten. Hierzu zählen eine bestimmte Farbwelt und eine Schriftart, die in allen Briefen des Unternehmens auftaucht. Folgende Elemente sollte ein Briefkopf bei einer privaten Korrespondenz zwingend enthalten:

  • Absendername: Anrede, Vorname und Nachname
  • Straße und Hausnummer
  • Postleitzahl und Ort
  • Kontaktmöglichkeiten: Telefon, Fax oder E-Mail

Bei einem Geschäftsbrief sollten zudem folgende Elemente in dem Dokument enthalten sein:

  • Name des Unternehmens
  • Name des Ansprechpartners, der den Brief versendet
  • Logo des Unternehmens
  • Link zur Webseite

Der Name des Absenders sollte links- oder rechtsbündig in dem Briefkopf erscheinen. In den nachfolgenden Zeile sollten die Straße mit Hausnummer und darunter die Postleitzahl und der Wohnort die Absenderadresse vervollständigen. Zudem können ergänzend die Telefonnummern und E-Mail-Adressen angegeben werden. Damit haben Sie das erste Element des Briefkopfes angelegt.

2. Der Empfänger

Die Empfängeradresse sollte so auf der Vorlage positioniert werden, dass bei einem Falten des Briefes, die Adresse in einem Fensterkuvert erscheint.  Man sollte beim Anlegen der Briefkopf-Vorlage auf eine korrekte Formatierung achten. Die Adresse des Empfängers wird nach dem gleichen Schema eingetragen wie die Absenderadresse.

3. Ort und Datum

Die beiden letzten Bausteine der Briefkopf-Vorlage sind der Ort und das Datum. Wobei natürlich die Frage im Raum steht, ob der Ort und das Datum noch Teil des Briefkopfes sind und nicht bereits zu dem Inhalt des Briefes gezählt werden müssen.

So könnte Ihr Briefkopf bzw. Ihr Briefkopf-Muster in einem Schreibprogramm wie beispielsweise Word aussehen.

Briefkopf Briefkopf Vorlage

Den Briefkopf formatieren

Sie können der Briefkopf-Vorlage durch einige einfache Stilmittel ein individuelles Erscheinungsbild geben. Hierbei sollten Sie an folgende textliche Elemente denken, die der Vorlage mehr „Persönlichkeit“ verleihen:

  1. Schriftfarbe
  2. Schriftgröße
  3. Schriftart
  4. Logos

Auch bei privaten Briefen sollten Sie sich Gedanken über die Gestaltung der Briefkopf-Vorlage machen. Es handelt sich um den ersten Eindruck, den der Empfänger des Briefes von Ihnen bekommt. Mit den obigen Stilmitteln können Sie den Briefkopf interessanter und eingängiger gestalten und so nach ihren individuellen Ansprüchen gestalten.

An dieser Stelle möchte ich noch darauf hinweisen, dass es auch Normen für Briefe gibt, an denen man sich orientieren kann. Bei Gechäftsbriefen handelt es sich um die sog. DIN Norm 5008.

Briefkopf mit Word erstellen

Word von Microsoft ist sicherlich das bekannteste Schreibprogramme und wird von vielen Nutzern verwendet. Natürlich können Sie auch bei Word eine eigene Vorlage erstellen und diese für Ihre Briefe verwenden. So müssen Sie vorgehen, um einen Briefkopf mit Word zu erstellen:

  1. Öffnen Sie das Programm Microsoft Word
  2. Gehen Sie in den Menüpunkt „Ansicht“ und wählen Sie dann „Kopf- und Fußzeile“ in dem Menü aus.
  3. Nun können Sie die Kopzeile und die Fußzeile des Briefes innerhalb des Textdokumentes beschriften und bearbeiten. Sie können hier alle Daten hinterlegen, die für die Erstellung eines aussagekräftigen Briefkopfs erforderlich sind. In der Fußzeile können Sie Ihre Adressdaten erneut einspeichern. In der Fußzeile können Sie abermals ihre Adressdaten ergänzen, so dass der Brief abgerundet wird und professionell wirkt.
Vorlage Kopfzeile 300x155 Briefkopf Vorlage

Nachdem Sie in der Kopf- und Fußzeile Ihre Kontaktdaten hinterlegt haben, sollten Sie dieses Dokument als Vorlage speichern. So können Sie bei jedem zukünftigen Brief auf diese Briefkopf-Vorlage zurückgreifen.

Vorlagen sind sehr hilfreich, wenn sie regelmäßig Briefe schreiben. Sie müssen dann nicht bei jedem Brief den Briefkopf erneut eintippen, sondern können auf das passende Briefkopf-Layout zurückgreifen.

  1. Gehe Sie in den Menüpunkt Datei > Speichern unter…
  2. Wählen Sie in dem Fenster, das sich nun öffnet ein Vorlagen-Format aus, dies kann in der neuen Version von Word eine Word-Vorlage (.dotx) oder in einer alten Version von Word eine Word 97-2004-Vorlage (.dot) sein. Wichtig ist die Dateiendung, die entweder auf .dot oder auf .dotx lauten muss. Word erkennt dann automatisch die Briefvorlage.
  3. Speichern Sie die Vorlage nun in dem Ordner „eigene Vorlagen“ ab. Sie können beliebig viele Vorlagen hier hinterlegen und später wieder darauf zugreifen.
Format Vorlage 300x117 Briefkopf Vorlage

Wen Sie ein neues Dokument erstellen wollen, können Sie nun die Vorlage öffnen. Gehen Sie hierzu auf Datei  > Projektkatalog… > Eigene Vorlagen. Dort finden Sie Ihre Briefvorlage, die Sie zukünftig für alle Dokumente nutzen können.

Sie können natürlich mehrere Vorlagen anlegen und für jeden Anlass die entsprechenden Vorlage nutzen. Beispielsweise können Sie Briefköpfe für Geschäftsbriefe und für private Briefe anlegen. So können Sie jeden Brief mit Ihrem eigenen Layout versenden.

Das obige Video erläutert noch mal die einzelnen Schritte, die Sie beim Anlegen einer Briefkopf-Vorlage beachten sollten. Hier wird kurz erläutert, wie sie Schritt für Schritt beim Erstellen der Briefkopf-Vorlage vorgehen müssen. Sie werden feststellen, dass es gar nicht so schwer ist, eine eigene Briefkopf-Vorlage zu erstellen.

Und mit ein bisschen Übung kann man sogar richtig profesionelle Briefköpfe für Geschäftsbriefe erstellen. Es gibt aber noch einen bequemeren Weg: Und zwar werden bei Microsoft Word auch bereits Briefvrolagen mitgeliefert, die sie direkt für ihre persönlichen Briefe verwenden können. Diese Vorlagen können Sie natürlich noch individuell formatieren.

Briefkopf-Vorlagen aus dem Word-Projektkatalog bearbeiten

Bei Word gibt es einige Standardvorlagen, die man für Briefe verwenden kann. In den Briefvorlagen sind auch Briefköpfe enthalten, die man jedoch belieb gemäß der eigenen Vorstellungen anpassen kann. Dadurch wird das Erstellen eines Briefkopfs erleichtert.

Um auf die Briefvorlagen zugreifen zu können, muss man in Word den sog. Projektkatalog öffnen. Dieser befindet sich unter Datei > Projektkatalog…

Projektkatalog Briefvorlage Briefkopf Vorlage

Hier werden nicht nur die eigenen Vorlagen aufgeführt, sondern auch Briefkopf-Vorlagen von Word angezeigt, die man nutzen kann. In der Rubrik „Briefpapier“ finden sich zum Beispiel einige Briefe mit bestehendem Briefkopf.

Die Briefköpfe sind zwar sehr schlicht, dafür lassen sie sich schnell individualisieren.

Briefkopf1 Briefkopf Vorlage

Der obige Briefkopf nennt sich beispielsweise schlicht und einfach „persönlicher Brief“. Rechtsbündig am oberen Rand des Briefes befindet sich die Adresse und die Daten des Absenders. Linksbündig wird der Adressat angegeben und die entsprechende Anschrift. Die Platzhalter können beliebig durch die eigenen Daten ersetzt werden, so dass der Briefkopf personalisiert wird.

Falls Sie keine eigene Briefkopf-Vorlage erstellen wollen, können Sie auf der offiziellen Webseite von Microsoft Word ebenfalls nach passenden Vorlagen suchen. Dorft finden Sie eine Auswahl für passende Briefe, die Sie dann Ihren individuellen Wünschen anpassen  und mit den eigenen Kontaktdaten modifizieren können.
 

Englischer Briefkopf

Was sollte man bei einem englischen Briefkopf beachten? Ein formaler englischer Brief beginnt in der üblichen Geschäftskorrespondenz mit dem Absender als erstes, dieser wird entweder als Briefkopf in einer Zeile fließend von links nach rechts ganz oben geschrieben, oder ein fünfzeiliger Block untereinander, in der Vorlage entweder links positioniert am Briefkopf (gebräuchlich im britischen Briefkopf) oder rechts positioniert am Briefkopf (üblich beim Brief in amerikanischen Englisch).

Ausgeschrieben entsprechend als Vorlage:

  • Name Firma
  • Straße
  • Ort
  • Postleitzahl
  • Staat / Bundesstaat

Es folgt dann mit Absatz in einer Zeile links positioniert das Datum (nicht wie im deutschen Brief üblich rechts positioniert in der Vorlage das Datum). Im amerikanischen Englisch steht dabei auch der Monat vor dem Datumstag. Nach einem Absatz folgt die Betreffzeile, beginnend mit „Re:“ (amerikanischer Brief in Englisch) bzw. „Ref.“ (britischer Brief in Englisch) für „referring“ – bezugnehmend.

Die Anrede erfolgt in einer Zeile nach Absatz allgemein mit „Dear Sirs/Madams“ (bei noch nicht bekannten Ansprechpartnern, und die Herren zuerst genannt) oder persönlich mit „Dear Mr X“ oder „Dear Ms X“ ohne Punkt nach Mr oder Mrs/Ms, aber mit Komma nach dem Namen. Im Gegensatz zum deutschen beginnt die Korrespondenz in englischer Sprache in der Zeile nach dem Komma der Anredezeile mit einem Großbuchstaben am Anfang.

2 Gedanken zu „Briefkopf-Vorlage

  1. Martin

    Vielen Dank für die ausführlichen Informationen zum Thema Briefkopf. Ich habe selbst die Erfahrung gemacht, dass es langfristig Zeit sparend sein kann, wenn man einen Briefkopf in Word für Dokumente anlegt. Für die Kommunikation und wiederkehrende Briefe eindeutig sehr hilfreich!

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